Encyklopedia Zarządzania :: Trudne rozmowy w interesach
Przeglądanie katalogu (kliknij)
Przeglądaj katalog alfabetyczny według autorów, tytułów lub słów kluczowych. Kliknij odpowiedni przycisk poniżej, a następnie wybierz pierwszą literę nazwiska, tytułu czy słowa kluczowego.
(cytat, str. 7) Sukces wszelkiego rodzaju działalności zależy od stosunków między ludźmi - samymi pracownikami, pracownikami i dostawcami, klientami, państwem, publicznością i społeczeństwem.
(cytat, str. 15) Zaangażowanie w sprawy instytucji można osiągnąć pod warunkiem, że pracownicy zrozumieją: - do czego zmierza ich pracodawca, - jakie znaczenie w przedsiębiorstwie mają ich starania i praca, - jak i dlaczego trzeba podejmować decyzje i dlaczego są podejmowane w taki właśnie sposób. Zaangażowanie pracowników wymaga kształtowania ich celów i dążeń zgodnie z wymaganiami pracodawcy, ponieważ pochodzą oni z różnych środowisk, mają rozmaite umiejętności oraz odmienne wyobrażenia i preferencje.
(cytat, str. 15) Skuteczne porozumiewanie się nie jest wiedzą, którą można zdobyć, lecz sztuką, w której konieczna jest praktyka. Potrzeba porozumienia jest przyrodzoną cechą istot ludzkich - począwszy od krzyku niemowlęcia, sygnalizującego matce: "nakarm mnie", do powodów, które decydują o zakupie tego, a nie innego samochodu.
(cytat, str. 16 - 17) Porozumiewanie się to spotkanie umysłów w celu osiągnięcia zgody. To obustronna wymiana zdań, wymagająca zrozumienia punktu widzenia drugiej strony, jej problemów i priorytetów, co można osiągnąć tylko wtedy, kiedy dokonuje się obustronnej wymiany informacji. To dynamiczny (nie bierny) proces, który pomaga unikać kwestii spornych.
(cytat, str. 17 - 18) Zaangażowanie w proces komunikacji powinno stanowić stały warunek wszelkiej działalności, ponieważ jest to prawdziwie efektywny sposób kierowania pracą ludzi. Skuteczna komunikacja umożliwia: - wyjaśnienie wymagań, - uzgodnienie działań, - przedyskutowanie wydajności pracy, - kierowanie postępem i osiągnięciami, - rozważanie problemów, propozycji, skarg i in., - uzgadnianie rozwiązań, - ocenę efektów i wprowadzanie nowych działań.
(cytat, str. 18) Proces komunikacji jest wiarygodny wówczas, kiedy jest niezawodny i stały. Lepiej porozumiewać się krótko, lecz regularnie, niż długo i chaotycznie. Wówczas komunikacja staje się przyzwyczajeniem i obie strony czują, że mogą na niej polegać
(cytat, str. 20 - 21) Aby zaistniała prawdziwa komunikacja, która pozwoli rozwiązywać trudności i osiągnąć postęp, wszystkie strony muszą być przygotowane do słuchania, co oznacza nie tylko przyswajanie słów, lecz także zawartego w nich przesłania drugiej strony. Staje się to jasne, kiedy mamy do czynienia z nieustannym dialogiem.
(cytat, str. 25 - 26) W rozwiązaniu kwestii spornych podstawowym obowiązkiem negocjatora jest wprowadzenie lub spowodowanie zmiany istniejącego stanu rzeczy, ponieważ przyczyną powstania konfliktu jest brak zgody.
(cytat, str. 27) Negocjatorzy muszą uporać się z problemem wydedukowania bądź przewidzenia reakcji danej osoby lub grupy ludzi. Jest to obowiązkiem negocjatorów, ponieważ podstawą tych reakcji są ich wstępne działania i postawy. Negocjatorzy muszą uświadomić sobie fakt, że ich własne stanowisko ma zasadnicze znaczenie dla przebiegu spotkania.
(cytat, str. 28) W każdej kwestii spornej negocjator musi przejąć i utrzymać inicjatywę, by zapewnić stały postęp w kierunku zamierzonego celu. Jest to konieczne nawet wtedy, gdy spotkanie odbywa się na życzenie drugiej strony. Oczywiście cel ten można osiągnąć na wiele sposobów, zatem konieczne jest, by negocjator traktował elastycznie prowadzące do niego środki.
(cytat, str. 29) Negocjacje nie oznaczają słabości. To postawa pragmatyczna, zmierzająca do pogodzenia różnych stanowisk, z których każde może być wartościowe, i dlatego, mimo iż pożądany cel jest dla negocjatora najważniejszy, czasami niezbędne jest zmniejszenie wymagań jednej lub obu stron, by osiągnąć kompromis.
(cytat, str. 35) Doświadczenie uczy, że rozmowy poprzedzone zbadaniem faktów, któremu towarzyszy przewidywanie charakteru i wymagań drugiej strony, prowadzone podczas taktownego i pozytywnego spotkania przeważnie umożliwiają negocjatorowi "zwycięstwo" w konfrontacji, to znaczy osiągnięcie pożądanego celu.
(cytat, str. 39 - 40) Większość sporów z pracownikami można uniknąć lub znacznie ułatwić ich rozwiązanie, jeśli nawiąże się dialog, to znaczy zadba się o regularne wzajemne porozumienie. Zarząd przedsiębiorstwa powinien dążyć do nawiązania kontaktu, by zyskać pewność, że wszyscy zmierzają do tego samego celu. Dlatego powinien organizować zebrania instruktażowe i spotkania, by przekazać informacje pracownikom i, co niezwykle istotne, zapewnić wzajemne porozumienie, odpowiedzieć na ich pytania i rozwiązać problemy.
(cytat, str. 50) Skuteczne zarządzanie zmianami jest zawsze podstawową sprawą we wszystkich przedsiębiorstwach, ponieważ nie trwają one w bezruchu: rozwijają się (i mogą przetrwać) lub ograniczają działalność (i w końcu wypadają z gry). Kwestie sporne powstają często w związku z niechętnymi reakcjami na zmiany.
(cytat, str. 67) W przypadku szczególnych i jednostkowych problemów dotyczących danej osoby trzeba zdać sobie sprawę z tego, że pojęcie "trudnej rozmowy" dotyczy nie tyle pozytywnego i obiektywnego rozwiązania kwestii, ile potrzeby przezwyciężenia trudności wynikających z subiektywnych, psychologicznych uwarunkowań. Jednak można niekiedy posłużyć się pomysłowością i uporać się z trudnymi sytuacjami, tak aby osoby, których one dotyczą, nie straciły twarzy i nie czuły się dotknięte.
(cytat, str. 70) Celem strony, która przeprowadziła krytykę, jest osiągnięcie pożądanego skutku, ale sposób wyrażenia uwag wymaga głębokiego zastanowienia. Tylko krytyka konstruktywna przynosi dobre rezultaty, ale mimo to sprawia przykrość, a nawet bywa nie do przyjęcia dla wielu osób. Oto cztery główne sposoby reagowania na krytykę: - akceptacja, - odmowa przyjęcia odpowiedzialności, - odmowa przyjęcia podstawy krytyki, - odrzucenie.
(cytat, str. 83 - 84) Kiedy zachodzi konieczność przeprowadzenia trudnej rozmowy w celu rozstrzygnięcia problemów jednego z pracowników, trzeba zastanowić się nad indywidualnym rozwiązaniem. Jednak w przypadku gdy konsekwencje rozwiązania mogą dotyczyć także pozostałych pracowników, negocjatorzy muszą uświadomić sobie niebezpieczeństwo stworzenia precedensu. Jest to równie ważne, jak rozstrzygnięcie indywidualnego problemu. Czasami źródłem problemów jest postawa osoby, której on dotyczy, lub jej niepokoje, co dyktuje wybór rozwiązania.
(cytat, str. 95) Kwestie sporne powstają często w wyniku postaw demonstrowanych bez uświadomienia sobie skutków i reakcji, które mogą powodować. Dotychczas podkreślałem konieczność brania pod uwagę stanowiska strony przeciwnej i pożądanego celu. Przyczyną wrogości, która całkowicie i pod każdym względem uniemożliwia osiągnięcie wytyczonego celu, jest zamierzony lub świadomy brak zrozumienia potrzeb drugiej strony i jej czułych punktów.
(cytat, str. 96) Menedżerom, którzy zakładają, że ich pracownicy nie są zdolni do racjonalnego myślenia, nie należy powierzać odpowiedzialnych zadań. Nie są oni także zdolni do uporania się z problemami i złymi wiadomościami, a ich błędne przekonania - jeżeli oznajmią je swoim pracownikom - mogą krępować działania.
(cytat, str. 107) Ze skrajnym przykładem trudnych rozmów mamy do czynienia wówczas, gdy w najmniej spodziewanej chwili dochodzi do głosu prawdziwa agresja. Najlepszym sposobem uporania się z takim problemem jest zaufanie własnym instynktownym reakcjom.