Encyklopedia Zarządzania :: Od umowy po realizacj�� zam��wienia
Przeglądanie katalogu (kliknij)
Przeglądaj katalog alfabetyczny według autorów, tytułów lub słów kluczowych. Kliknij odpowiedni przycisk poniżej, a następnie wybierz pierwszą literę nazwiska, tytułu czy słowa kluczowego.
(cytat, str. 23) Harmonogram związany z zapytaniami ofertowymi i ofertami ustalany jest dla każdego towaru bądź usługi odrębne. A zatem przebieg procesu dokonywania zakupu może zostać zakłócony poprzez dokonanie wyboru niewłaściwego dostawcy lub obranie nieodpowiedniej strategii. Lecz nawet wybór dostawcy znajdującego się na liście ofertowej i wybór rodzaju umowy jest częścią złożonego procesu podejmowania decyzji. Zresztą kluczowe zadania związane z dokonywaniem zakupów związane są z administrowaniem tym procesem, z zapewnieniem osiągnięcia kluczowych dla projektu celów i prowadzeniem odpowiedniej dokumentacji. Prawdopodobnie największym sukcesem i faktycznym wkładem zespołów zakupowych w prace projektowe jest wynegocjonowanie jak najkorzystniejszych warunków umów.
(cytat, str. 24) Outsourcing - wykorzystywanie zasobów zewnętrznych, zlecanie wyspecjalizowanym podmiotom zewnętrznym przeprowadzenia procesów niezbędnych dla funkcjonowania własnego przedsiębiorstwa, które zostaną tam zrealizowane efektywniej niż byłoby to możliwe we własnym zakresie. Obecnie mianem outsourcing określa się nowe wyspecjalizowane usługi polegające na zlecaniu na zewnątrz (partnerowi zewnętrznemu) zadań niezwiązanych bezpośrednio z podstawową działalnością firmy lub obsługi procesów biznesowych na zlecenie klienta zewnętrznego (Business Process Outsourcing, BPO). Rodzajem outsourcingu jest również przeniesienie wybranych procesów biznesowych przedsiębiorstwa poza granice kraju (offshoring).
(cytat, str. 40) Wszelkie uzgodnienia dotyczące umów wiążą się z ryzykiem. Z powodu istnienia różnych wewnętrznych ustaleń dotyczących zawierania umów i stosowania różnych ich form w spółkach, pojawia się potrzeba opracowania warunków - zasad określających działania, jakie należy podjąć w przypadku niedotrzymania warunków umowy przez którąkolwiek ze stron. Tym samym dochodzimy do określenia wzajemnych zależności występujących pomiędzy stronami. Ideę ryzyka, zasad i zależności opracował David Wright.
(cytat, str. 48) W celu wypracowania odpowiedniej strategii zawierania umowy należy podjąć szereg decyzji dotyczących następujących aspektów projekt: Ryzyko, które jest związane z podstawowymi rodzajami umów. Zakres, który obejmuje wykonanie i miejsce dostawy. Zapłata, którą określają warunki płatności. Motywacja, która obejmuje systemy motywacyjne, ponadto kontrola zmian, która zależy od procedur monitorowania.
(cytat, str. 49) W celu podjęcia decyzji odnośnie do najkorzystniejszych opcji należy dokonać oceny celów projektu, ograniczeń i możliwości, które wpłynąć mogą na wykonanie prac projektowych. Dlatego też ważne jest zidentyfikowanie czynników występujących w obszarach podejmowanych decyzji. Pozwala to na osiągnięcie możliwie największego stopnia zbieżności celów projektowych, właściciela projektu i użytkownika.
(cytat, str. 57) Standardowy model dotyczący podziału prac na wykonywanie we własnym zakresie i zlecone zakłada następujące kwestie. - Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za fazę projektowania, dostawy i wykonanie działań mających na celu dostarczenie działającej instalacji lub ukończonego obiektu: jest to tzw. projekt pod klucz. - Architekt lub inżynier konsultant przeprowadza nadzór prac w imieniu właściciela projektu. - Zatrudnia się wykonawcę do zarządzania pracami budowlanymi. - Wykonawca wspomaga klienta zapewniając usługi z zakresu zarządzania projektem. - Właściciel projektu zarządza projektem.
(cytat, str. 66) Umowa z refundowanym kosztem - wykonawca może odpowiadać za cały harmonogram prac, nadzór nad kosztami i jakością, lecz gdy otrzymuje on zwrot kosztów według ustalonej stawki za roboczogodzinę, wówczas w efekcie to klient ponosi wszelkie ryzyko. Tym samym możliwość poniesienia strat przez wykonawcę zostaje znacznie zminimalizowana. Zredukowaniu podlegają jednak również zyski wykonawcy.
(cytat, str. 67) Negatywna cecha umów z refundowanym kosztem polega na tym, że nabywca nie ma pewności co do ostatecznego kosztu całego projektu. Jeśli jednak zakres został w pełni określony, a specyfikacja uzgodniona, wówczas klient może poprosić wykonawcę o wykonanie pozostałych prac w ramach umowy fixe price. Z kolei główną zaletą umowy z refundowanym kosztem jest fakt, że pozwala ona na szybkie rozpoczęcie prac zanim niektóre elementy projektu zostaną uzgodnione.
(cytat, str. 68) Koszt plus procent od wynagrodzenia. Należy pamiętać, że tego typu umowa jest rozpowszechniona w przypadku następujących usług: architektoniczne, projektowe, doradztwo finansowe i prawne, gdyż pozwala na pełne zaangażowanie się klienta, a jej postanowienia są bardzo elastyczne. Obecnie mamy do czynienia z profesjonalnymi spółkami dokonującymi bezpośredniego oszacowania wysokości wynagrodzenia, zatem ostateczne koszty i wynagrodzenia nie stanowią już żadnego zaskoczenia. Teoria zakłada, że każdy konflikt pomiędzy klientem i wykonawcą powinien być możliwie zminimalizowany.
(cytat, str. 69) Koszt plus fixed fee. Umowa taka ma większość tych samych wad, jakie posiada umowa koszt plus procent od wynagrodzenia, lecz w tym przypadku stawka wynagrodzenia jest stała i może zostać zmieniona tylko po to, alby pokryć koszty ogólne i straty w zyskach. raz ustalona stała stawka wynagrodzenia nie podlega zmianie pierwotnego zakresu projektu, według którego została ustalona wysokość stawki wynagrodzenia.
(cytat, str. 70 - 71) Umowy według stawek jednostkowych. Umowy tego typu są zawierane powszechnie, w tym różne ich rodzaje w budownictwie tradycyjnym i inżynierii lądowej. Umowa taka przewiduje ustalenie kosztów i wyceny każdego podlegającego ofercie etapu prac - według rzeczywistej ilości tej pracy. Umowę opracowuje się na podstawie szacowanych kosztów, lecz ich dokładne określenie przed zawraciem umowy jest często bardzo trudne lub wręcz niemożliwe. Podawane stawki obejmować mogą rezerwy na koszty ogólne i element zysku, czyli mogą stanowić cenę. Oczywiście klient przyjmuje ryzyko związane z oszacowaniem wielkości, zaś wykonawca - ryzyko handlowe dotyczące wyceny prac i kosztów związanych z zakupem materiałów. Umowy tego typu zaliczamy do umów z podziałem ryzyka.
(cytat, str. 72) Umowa z rachunkiem kosztów docelowych. Bazuje ona na stawce jednostkowej z systemem motywacyjnym. Stawki uzależnione są od kosztów. Można wyróżnić odrębne stałe elementy związane z kosztami i z zyskiem. Celem takiej umowy jest założenie, że im mniejsze koszty wykonawcy, tym większy jego zysk. Bodźcem motywacyjnym zazwyczaj jest fakt, że wszelkie oszczędności lub przekroczenia bużdzetu dzieli się równo pomiędzy klienta i wykonawce. Cel to wprowadzenie korzyści, której perspektywa ograniczy działania wykonawcy w ramach umowy mające na celu uzyskanie dodatkowego zysku.
(cytat, str. 74) Umowa ze stałą ceną 2. Umowa firm price jest bardzo zbliżona do umowy fixed price, lecz tu cena jest stała dla wszystkich pozycji - z wyjątkiem tych, wobec których wykonawca nie jest skłonny przyjąć na siebie związanego z nim ryzyka. Ryzykiem może być inflancja lub wzrost skłądek na ubezpieczenie społeczne. Najlepszy przykład stanowi inflacja cen konkretnego towaru.
(cytat, str. 74) Umowa ze stałą ceną 1. Definicja umowy fixed price zależy od ustalenia znaczenia samego terminu fixed price. Oznacza on mianowiscie, że strony umawiają się na konkretny zakres prac i ustalają stałą cenę. W niektórych branżach termin ten interpretowany jest jednak nieco inaczej. Stałą stawkę ustala się na podstaeie taryfy opłat, a kiedy na rynku następuje zmiana cen, zmienia się także ustalona stawka. Wówczas termin fixed price ma takie samo znaczenie co firm price, czyli cena stała.
(cytat, str. 74) Umowa z gwarantowoaną stałą ceną. Umowa tego typu jest oparta na stałym, niepodelgającym zmianie koszcie docelowym wraz z odrębną częścią dotyczącą stałego kosztu ogólnego i zysku. Wszelkie zaoszczędzone kwoty dzieli się tak samo, jak w przypadku umowy z rachunkiem kosztów docelowych, a przekroczenia budżetu w całości pokrywa wykonawca.
(cytat, str. 75) Umowa z jednorazową płatnością. Przez ostatnie 10 lat swojej pracy zawodowej zaobserwowałem wiele przykładów, że umowa z jednorazową płatnością jest w rzeczywistości umową fixed lub firm price. Różnica polega na tym, że całość wynagrodzenia zostaje wypłacona jednorazowo wraz z zakończeniem prac projektowych. W ten sposób dokonuje się zakupu wielu różnych materiałów i towarów. Można zatem założyć, że skoro umowa ta w tak niewielkim stopniu różni się od umowy fixed lub firm price, to sama w sobie nie stanowi odrębnego typu umowy, lecz jedynie obejmuje inny mechanizm płatności. Mechanizm ten jednak z pewnością przyczynia się do zwiększenia ryzyka ponoszonego przez dostawcę lub wykonawcę i jest czynnikiem motywującym wykonawcę do efektywniejszych działań, gdyż klient musi zaakceptować produkt końcowy, aby wynagrodzenie mogło zostać wypłacone.
(cytat, str. 83) W przypadku umów z ryzykiem klienta i z refundowanym kosztem klient i wykonawca ściśle ze sobą współpracują. Należy zastanowić się nad zachowaniem obu stron w takich okolicznościach. Z doświadczenia wiemy, że dwóch specjalistów z tej samej dziedziny nie będzie się ze sobą zgadzało. Obie strony zorientowane będą na kwestie reorgnizacyjne dotyczące kontoroli oraz sposobów unikania ryzyka i każda ze stron będzie miała inny punkt widzenia.
(cytat, str. 105 - 106) Prowadzenie działalności gospodarczej na rynku międzynarodowym wymaga przejrzystego prawa umów. Prawo musi być proste i jasne, jeżeli ma znaleźć zastosowanie w sytuacjach tak różnych, jak na przykład dokonywanie zakupu towarów lub projektowanie i budowa zakładu przemysłu procesowego. Kwestię tą można podsumować następująco: Możemy sfinalizować każdą transakcję (o ile pozostaje ona w zgodzie z prawem stanowionym, czyli interesem państwa). Dokonując danej transakcji należy jednak dotrzymywać warunków umowy lub należy zrekompensować drugiej stronie poniesione straty. Ogólnie rzecz biorąc prawo głosi, że należy wypełniać postanowienia zawartej umowy. Prawo zakłada, że prowadzenie działalności gospodarczej oznacza posiadanie gruntownej znajomości z danej dziedziny wiedzy oraz przyjęcie na siebie odpowiedzialności za wszelkie zobowiązania lub porozumienia wynikające z treści zawartej umowy - bez względu na słuszność jej postanowień. Istnieje kilka ustaw, w tym ustawa o niesłusznych warunkach umów (The Unfair Contract Terms Act), które stanowią zabezpieczenie przed nadużyciami związanymi z prowadzeniem działalności gospodarczej i zawieraniem umów.
(cytat, str. 106) Do zawarcia umowy konieczne są trzy podstawowe elementy: 1. Oferta. 2. Jej akceptacja. 3. Świadczenie. Istnieją też inne czynniki pozwalające na stwierdzenie, czy dana umowa jest poprawnie sporządzona, jednak powyższe elementy stanowią postawę umowy. Pozostałe składniki umowy: 1. Zamiar nawiązania stosunku prawnego. 2. Zdolność do czynności prawnych. 3. Zgodność z prawem i możliwość zawarcia umowy. 4. Forma umowy. 5. Słuszność warunków umowy.
(cytat, str. 113 - 114) Nowacja (ang. novation) to zmiana umowy dokonywana przez wszystkie jej strony i powodująca unieważnienie poprzedniej. Właściciel projektu lub klient może zawrzeć umowę na dostawę niezbędnych materiałów czy też sprzętu w celu zarezerwowania zdolności produkcyjnej danego zakładu. Podobnie klient może wybrać określonego podwykonawcę na potrzeby projektu, nawet jeśli nie została jeszcze zawarta umowa główna. To powszechna praktyka zwłaszcza w branży budowlanej. Podczas finalizowania umowy głównej podwykonawca zostaje w niej umieszczony w ramach nowacji. W takiej sytuacji istotne jest, aby zapytanie ofertowe i zaproponowane warunki umowy głównej obejmowały możliwość wprowadzenia nowacji.